Czy fundacja może zatrudniać pracowników? Zasady i obowiązki

Czy fundacja może zatrudniać pracowników i na jakich zasadach? Jeśli lubisz tę tematykę to sprawdź, na co fundacja może wydawać środki. W artykule wyjaśniamy, kto może podjąć decyzję o zatrudnieniu, jakie formy umów są dostępne oraz z jakimi obowiązkami wiąże się rola pracodawcy. Omawiamy też najważniejsze kwestie dotyczące wynagrodzeń, składek i dokumentacji, aby ułatwić fundacji zgodne z prawem zarządzanie zespołem.

Podsumowanie:

Fundacja może zatrudniać pracowników bez prowadzenia działalności gospodarczej.
Rodzaj umowy powinien odpowiadać rzeczywistym warunkom współpracy.
Stała praca pod kierownictwem może oznaczać stosunek pracy, niezależnie od nazwy umowy.
Fundacja odpowiada m.in. za wynagrodzenia, dokumentację, BHP i prawa pracowników.
Należy sprawdzić obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego i — w odpowiednich przypadkach — PPK.
Budżet projektu powinien uwzględniać pełne koszty zatrudnienia i ewidencję godzin.

Fundacja może zatrudniać pracowników bez prowadzenia działalności gospodarczej. Pamiętam, że w tym wpisie była o tym mowa. Przy umowie o pracę pracodawcą jest fundacja, a za jej obowiązki odpowiada zarząd lub wyznaczona osoba, na przykład prezes, członek zarządu albo specjalista ds. kadr. Dlatego warto wskazać, kto prowadzi dokumentację, pilnuje terminów i kontaktuje się z pracownikami — samo przekazanie części zadań księgowej nie przenosi odpowiedzialności.

O rodzaju umowy decyduje przebieg współpracy, nie jej nazwa. Jeśli osoba pracuje pod kierownictwem fundacji, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem, strony może łączyć stosunek pracy, nawet gdy podpiszą umowę-zlecenie lub umowę o dzieło. Zlecenie zwykle sprawdza się przy powtarzalnych usługach, takich jak prowadzenie warsztatów, a dzieło — przy konkretnym rezultacie, na przykład raporcie, publikacji czy indywidualnej grafice. Nie warto wybierać umowy wyłącznie ze względu na niższy koszt.

Jasne zasady pracy chronią fundację i pracowników przed sporami

Zatrudniając pracownika, fundacja powinna określić jego zadania i sposób ich wykonywania, prowadzić akta osobowe, terminowo wypłacać wynagrodzenie oraz zapewnić bezpieczne warunki i szkolenia BHP. Ponadto musi przeciwdziałać dyskryminacji i mobbingowi, umożliwiać korzystanie z urlopu oraz wspierać rozwój kwalifikacji. Pracownik powinien natomiast sumiennie wykonywać obowiązki, przestrzegać ustalonego czasu pracy i zasad organizacji.

W zależności od umowy i sytuacji pracownika fundacja może też zgłaszać go do ZUS, opłacać składki i rozliczać zaliczki na podatek; powinna również sprawdzić, czy obejmują ją przepisy o PPK. W projektach grantowych warto osobno zaplanować koszty koordynacji, księgowości, trenerów, ekspertów i ewaluacji, a przy rozliczaniu pracy godzinowej prowadzić ewidencję. Dzięki jasnemu podziałowi obowiązków i właściwie dobranej umowie fundacja ogranicza ryzyko sporów, a pracownik zna zasady wynagradzania, czas pracy i przysługujące mu uprawnienia.

Umowa o pracę, zlecenie czy dzieło — jak dobrać właściwą formę zatrudnienia

Wykonaj poniższe kroki, aby dobrać formę zatrudnienia, oszacować koszty i zaplanować obowiązki organizacji.

Opisz rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Określ zadania, miejsce i czas ich realizacji, wynagrodzenie oraz zakres kierownictwa organizacji. Jeśli te elementy występują łącznie, współpraca może stanowić stosunek pracy bez względu na nazwę umowy.
Wybierz umowę o pracę przy stałych, podporządkowanych obowiązkach. Zawrzyj ją, gdy osoba pracuje pod kierownictwem, w ustalonym miejscu i czasie — na przykład koordynuje biuro według grafiku. Zapewnij jej wynagrodzenie, odpoczynek, urlop i bezpieczne warunki pracy.
Wybierz zlecenie, gdy liczy się staranne świadczenie usług. Sprawdza się przy powtarzalnych lub czasowych zadaniach, takich jak prowadzenie warsztatów, szkoleń czy konsultacji. Nie wybieraj go jednak tylko ze względu na elastyczność, jeśli współpraca spełnia cechy stosunku pracy.
Wybierz dzieło, gdy możesz wskazać konkretny rezultat. Określ indywidualny, możliwy do odebrania wytwór, na przykład grafikę, publikację lub raport. Nie używaj tej umowy zamiast zlecenia przy bieżącym świadczeniu usług.
Rozważ inne formy tylko wtedy, gdy pasują do współpracy. Faktura B2B może obejmować usługi firmy, a wolontariat — dobrowolną, nieodpłatną pomoc. Wynagrodzenie za funkcję we władzach wymaga natomiast odpowiedniej podstawy w statucie i przepisach.
Rozpisz koszty osobowe projektu i sprawdź zasady konkursu. Wskaż role, zadania, jednostki rozliczeniowe oraz liczbę godzin lub miesięcy. Uwzględnij między innymi koordynację, księgowość, trenerów, ekspertów, obsługę techniczną i ewaluację; przy rozliczeniu godzinowym prowadź wymaganą ewidencję czasu pracy.
Przed zawarciem umowy ustal rozliczenia i odpowiedzialność. Sprawdź obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego, w tym zgłoszenia, składki i zaliczki na podatek — zależą one między innymi od rodzaju umowy i sytuacji wykonawcy. Wyznacz też osobę odpowiedzialną za dokumentację, terminowe wypłaty, BHP, równe traktowanie oraz przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi.

Kiedy współpraca z fundacją staje się stosunkiem pracy

Fundacja może zatrudniać pracowników, nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej. O rodzaju współpracy decyduje jej rzeczywisty przebieg, a nie tytuł umowy. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy stosunek pracy polega na wykonywaniu określonych zadań na rzecz fundacji, pod jej kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem. Gdy te warunki występują łącznie, współpraca może oznaczać zatrudnienie pracownicze.

Przykładowo koordynator, który od poniedziałku do piątku pracuje w biurze, wykonuje przydzielone zadania, raportuje przełożonemu i co miesiąc otrzymuje pensję, może pozostawać z fundacją w stosunku pracy — nawet jeśli podpisał umowę-zlecenie. Zlecenie lepiej odpowiada elastycznie wykonywanym usługom, a umowa o dzieło — konkretnemu rezultatowi, takiemu jak raport czy grafika. W dokumentacji grantowej warto precyzyjnie opisać role, czas i koszty, np. 6 miesięcy koordynacji za 18 000 zł albo 40 godzin warsztatów za 8 000 zł.

O rodzaju umowy decyduje codzienna współpraca

Jeśli fundacja wyznacza godziny i miejsce pracy, nadzoruje sposób wykonywania zadań oraz wymaga stałej dyspozycyjności, nazwa umowy nie rozstrzyga o charakterze współpracy. W razie sporu sąd może uznać, że strony łączył stosunek pracy. Wtedy fundacja musi wypełniać obowiązki pracodawcy: terminowo wypłacać wynagrodzenie, zapewniać bezpieczne warunki, prowadzić dokumentację, przeciwdziałać dyskryminacji i mobbingowi oraz udzielać urlopów. Powinna też sprawdzić obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego, a w odpowiednich przypadkach — Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Do obowiązków fundacji jako pracodawcy mogą należeć:

terminowa wypłata wynagrodzenia,
zapewnienie bezpiecznych warunków pracy,
prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi oraz udzielanie urlopów,
sprawdzenie obowiązków wobec ZUS, urzędu skarbowego i — w odpowiednich przypadkach — PPK.

Najpierw warto opisać codzienny przebieg współpracy, a następnie dobrać umowę. Stałe obowiązki i podporządkowanie mogą przemawiać za umową o pracę, dobrowolna i nieodpłatna pomoc — za wolontariatem, a niezależna usługa firmy — za współpracą B2B. Fundacja i stowarzyszenie mogą zatrudniać także bez prowadzenia działalności gospodarczej, ale muszą przestrzegać podstawowych zasad prawa pracy. Jeśli szukasz podobnych treści, sprawdź, czy fundacja rodzinna może odnieść sukces w biznesie. Dlatego już podczas planowania projektu należy określić zakres zadań, czas, wynagrodzenie i sposób nadzoru.

Wskazówka: jeśli współpracownik sam ustala, kiedy i jak wykona zadanie, a fundacja rozlicza go przede wszystkim z rezultatu, może to przemawiać za umową cywilnoprawną — kluczowe są jednak rzeczywiste warunki współpracy.

Wynagrodzenia i składki w projektach grantowych

W budżecie projektu grantowego uwzględnij wynagrodzenia osób prowadzących warsztaty, konsultacje i przygotowujących raporty. Podziel koszty między konkretne role, takie jak koordynator, księgowy, trener, ekspert czy osoba odpowiedzialna za rekrutację, obsługę techniczną, promocję lub ewaluację. Przy każdej pozycji podaj zadania, jednostkę rozliczeniową, liczbę godzin lub miesięcy oraz stawkę. Dzięki temu łatwiej ocenisz, czy budżet odpowiada zakresowi działań, i rozliczysz dotację.

Dobierz umowę do charakteru pracy i warunków współpracy. Umowa o pracę pasuje do stałych obowiązków wykonywanych pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie. Umowę zlecenia można wykorzystać przy usługach wymagających starannego działania, na przykład prowadzeniu warsztatów, a umowę o dzieło — przy konkretnym, indywidualnym rezultacie, takim jak grafika lub raport. Możesz też współpracować z firmą na podstawie faktury albo skorzystać z dobrowolnego wolontariatu. Przed podpisaniem umowy sprawdź regulamin konkursu oraz obowiązki podatkowe i składkowe, które zależą między innymi od rodzaju umowy i sytuacji wykonawcy.

Pełny koszt pracy to więcej niż sama pensja

Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi nie zawsze obejmuje cały koszt projektu. Zatrudnienie może wiązać się ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczką na podatek, a czasem także z obowiązkami dotyczącymi Pracowniczych Planów Kapitałowych. Zaplanuj również zgłoszenia do ZUS, terminowe rozliczenia i dokumentację. Jeśli rozliczasz pracę godzinowo, prowadź rzetelną ewidencję czasu. Sprawdź, czy budżet obejmuje pełny koszt zatrudnienia — sama stawka brutto może nie wystarczyć.

Ustal realistyczne wynagrodzenia i uwzględnij koordynację, zwłaszcza w rozbudowanym projekcie. Pokażesz w ten sposób, kto odpowiada za poszczególne zadania. Pamiętaj też, że o rodzaju zatrudnienia decydują rzeczywiste warunki współpracy, a nie nazwa umowy. Gdy określasz zadania, miejsce i czas pracy, wynagrodzenie oraz podporządkowanie przełożonemu, współpraca może nosić cechy stosunku pracy. W takiej sytuacji fundacja lub stowarzyszenie, jak każdy inny pracodawca, odpowiada między innymi za terminową wypłatę, bezpieczne warunki pracy i wymaganą dokumentację.

Źródła:

https://poradnik.ngo.pl/czy-organizacje-moga-miec-pracownikow
https://fundacjarc.org.pl/baza-wiedzy/jak-wyglada-zatrudnianie-pracownikow-w-organizacji-pozarzadowej/
https://publicystyka.ngo.pl/jak-zatrudnic-pracownikow-zgodnie-z-przepisami
https://grantowo.pl/zatrudnianie-w-ngo-umowa-o-prace-zlecenie-dzielo-i-koszty-osobowe-w-grantach/

FAQ - Najczęstsze pytania

Czy fundacja może zatrudniać pracowników bez prowadzenia działalności gospodarczej?

Tak. Fundacja może zatrudniać pracowników także wtedy, gdy nie prowadzi działalności gospodarczej. Przy umowie o pracę pracodawcą jest fundacja, a obowiązki wykonuje jej zarząd lub wyznaczona osoba.

Jak rozpoznać, że współpraca z fundacją jest stosunkiem pracy?

Znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania zadań, a nie nazwa umowy. Jeśli osoba pracuje pod kierownictwem fundacji, w wyznaczonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem, współpraca może stanowić stosunek pracy.

Kiedy fundacja powinna wybrać umowę o pracę, zlecenie albo umowę o dzieło?

Umowa o pracę pasuje do stałych, podporządkowanych obowiązków. Zlecenie sprawdza się przy usługach wymagających starannego działania, a umowa o dzieło — przy konkretnym, możliwym do odebrania rezultacie, takim jak raport lub grafika. Umowy należy dobierać do faktycznych warunków współpracy, a nie wyłącznie do kosztów.

Jakie obowiązki ma fundacja jako pracodawca?

Fundacja powinna między innymi terminowo wypłacać wynagrodzenie, prowadzić dokumentację pracowniczą, zapewniać bezpieczne warunki i szkolenia BHP, udzielać urlopów oraz przeciwdziałać dyskryminacji i mobbingowi. Przekazanie części zadań księgowej nie przenosi odpowiedzialności fundacji.

Jakie koszty i rozliczenia trzeba uwzględnić przy zatrudnianiu w fundacji?

Poza wynagrodzeniem mogą wystąpić składki ZUS, zaliczki na podatek oraz — w odpowiednich przypadkach — obowiązki związane z PPK. Fundacja powinna sprawdzić zasady dotyczące konkretnej umowy i sytuacji pracownika, zaplanować pełny koszt zatrudnienia, a przy rozliczaniu pracy godzinowej prowadzić ewidencję czasu.