Założenie fundacji, która będzie prowadzić działalność gospodarczą, wiąże się z kilkoma formalnościami i wymaga dobrego przygotowania. W artykule wyjaśniam, jak krok po kroku założyć fundację, jakie dokumenty przygotować i na co zwrócić uwagę podczas rejestracji. Przybliżam także związane z tym koszty, aby ułatwić zaplanowanie całego procesu.
Określ misję fundacji: wskaż problem, odbiorców pomocy i mierzalne efekty. Zamiast ogólnego celu, np. „wspierania edukacji”, zaplanuj konkretne działania, takie jak 12 bezpłatnych warsztatów rocznie dla 240 uczniów lub 20 stypendiów po 3000 zł. Dobierz cele do prawa i dostępnych zasobów. W statucie opisz misję, sposoby jej realizacji, grupy odbiorców oraz zasady podejmowania decyzji.
Przygotuj plan i budżet na pierwsze 12 miesięcy. Uwzględnij koszty programów, wynagrodzeń, księgowości, lokalu i promocji, a także przychody z darowizn, grantów, zbiórek oraz ewentualnej sprzedaży usług lub produktów. Fundusz założycielski może obejmować pieniądze, ruchomości, nieruchomości i papiery wartościowe. Jeśli fundacja będzie prowadzić działalność gospodarczą, przeznacz na nią co najmniej 1000 zł; na cele statutowe przeznacz przynajmniej tyle samo. Zacznij od obliczenia kosztów stałych, by ocenić finansową wykonalność planu.
Zarabiaj odpowiedzialnie, by skuteczniej realizować misję
Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą, ale jej dochód musi wspierać cele statutowe, a nie trafiać do fundatorów ani członków władz w formie dywidendy. W statucie określ zakres działalności, odpowiednie kody PKD i przeznaczenie dochodu. Oddziel działalność gospodarczą od statutowej: nie oferuj dowolnie tych samych usług raz odpłatnie w ramach działalności statutowej, a raz jako działalności gospodarczej. Przychody z biznesu mogą finansować misję, lecz nie powinny jej zastępować ani dominować nad działaniami społecznymi.
Zanim rozpoczniesz sprzedaż, ustanów fundację aktem notarialnym, przyjmij statut i złóż wniosek do KRS. Działalność gospodarcza wymaga także wpisu do rejestru przedsiębiorców. Opłaty rejestracyjne wynoszą 250 zł bez działalności gospodarczej lub 600 zł przy wpisie do obu rejestrów; dolicz również notariusza, księgowość i coroczne sprawozdania. Wniosek złóż elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, a podpisy pod nim muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu. Co kwartał sprawdzaj liczbę osób objętych pomocą, koszt pojedynczego działania, przychody i udział środków przeznaczanych na misję. Dzięki temu szybko skorygujesz plan i ocenisz tempo rozwoju fundacji.
Etapy zakładania fundacji z działalnością gospodarczą
Najpierw ustal cel i majątek fundacji, a następnie przygotuj statut, powołaj jej władze i złóż wniosek do KRS. Po rejestracji dopełnij obowiązków związanych z rozliczeniami i rozpoczęciem działalności.
- Określ cel i model działania. Wybierz społecznie lub gospodarczo użyteczny cel i powiąż z nim planowaną działalność. Działalność gospodarcza ma finansować cele statutowe, a nie nad nimi dominować. Dlatego zysku nie możesz dzielić między fundatorów ani władze fundacji.
- Ustal fundusz założycielski i sporządź akt fundacyjny. Fundację może ustanowić jedna osoba lub kilka osób fizycznych albo prawnych, niezależnie od obywatelstwa. W akcie notarialnym określ cel i majątek przeznaczony na jego realizację. Mogą go tworzyć m.in. pieniądze, papiery wartościowe, ruchomości i nieruchomości. Jeśli fundacja będzie prowadzić działalność gospodarczą, przeznacz na nią co najmniej 1 000 zł, a pozostałą część funduszu uwzględnij w planach realizacji celów statutowych. Taksa notarialna zależy od wartości majątku. Akt notarialny nie jest potrzebny, gdy fundator ustanawia fundację w testamencie.
- Przygotuj statut uwzględniający działalność gospodarczą. W statucie podaj nazwę, siedzibę w Polsce, majątek, cele i sposoby ich realizacji, a także zasady działania i reprezentacji zarządu. Zapisz również, że fundacja może prowadzić działalność gospodarczą; określ jej zakres kodami PKD i przeznacz dochód na cele statutowe. Możesz powołać dodatkowe organy, np. radę nadzorczą, której skład nie powinien pokrywać się ze składem zarządu. Zarząd kieruje fundacją, reprezentuje ją i zarządza jej majątkiem.
- Powołaj władze i przygotuj dokumenty rejestracyjne. Podejmij uchwały o przyjęciu statutu oraz powołaniu zarządu i — jeśli przewidujesz — organu kontroli. Zbierz też oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń. Wskaż ministra właściwego ze względu na cele fundacji, jeśli nie zrobiono tego wcześniej. Jeżeli statut nie przewiduje działalności gospodarczej, zmień go i zgłoś zmianę do KRS, zanim rozpoczniesz tę działalność.
- Złóż wniosek do KRS. Fundację prowadzącą działalność gospodarczą wpisz do rejestru fundacji i rejestru przedsiębiorców. Wniosek złóż elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych; podpisują go wszyscy członkowie zarządu, np. profilem zaufanym. Dołącz akt fundacyjny, statut, uchwały i wymagane załączniki, w tym dokumenty dotyczące członków władz i zakresu działalności. Dokumenty elektroniczne załącz bezpośrednio. Jeśli dodajesz skany dokumentów papierowych, sprawdź, czy musisz dostarczyć sądowi oryginały. W materiałach opłaty wynoszą 500 zł za wpisy do KRS i 100 zł za ogłoszenie, czyli łącznie 600 zł; przed złożeniem wniosku sprawdź aktualne stawki.
- Po wpisie uruchom rozliczenia i działalność. Z chwilą wpisu do KRS fundacja uzyskuje osobowość prawną, a po wpisie do rejestru przedsiębiorców — status przedsiębiorcy. Następnie uzupełnij wymagane dane i zgłoszenia, w tym NIP-8, otwórz rachunek bankowy oraz przekaż fundacji zadeklarowany majątek. Zapewnij księgowość zgodną z przepisami — co do zasady pełną — i rozdziel ewidencję działalności gospodarczej oraz statutowej. Pamiętaj też o sprawozdawczości, podatku CIT i ewentualnie VAT, a przy sprzedaży osobom fizycznym — o zasadach dotyczących kasy fiskalnej. Nie zakładaj, że fundacja automatycznie oszczędzi na ZUS: obowiązek opłacania składek zależy m.in. od podstawy pełnienia funkcji i rodzaju zawartych umów.
| Etap | Wymóg / dane | Koszt / termin |
|---|---|---|
| Fundusz założycielski | Min. 1 000 zł na działalność gospodarczą; środki określone w statucie | Kapitał fundacji, nie opłata |
| Akt fundacyjny | Akt notarialny; cel fundacji i przeznaczony majątek | Taksa notarialna zależna od wartości majątku |
| Statut | Nazwa, siedziba, cele, zarząd; zakres działalności i odpowiednie kody PKD | Bez opłaty urzędowej |
| Wpis do KRS | Rejestr fundacji i rejestr przedsiębiorców; wniosek elektroniczny przez PRS | 600 zł łącznie |
| Po wpisie | Osobowość prawna; NIP i REGON; zgłoszenie danych uzupełniających NIP-8 | NIP-8: do 21 dni od wpisu; do 7 dni, jeśli fundacja zatrudnia pracowników |
| Księgowość | Pełne księgi rachunkowe; odrębna ewidencja działalności gospodarczej i statutowej | Obowiązek bieżący; sprawozdanie finansowe co roku |
| Podatki i ograniczenia | CIT; VAT po spełnieniu warunków; zysk przeznaczany na cele statutowe | Działalność gospodarcza nie może dominować nad statutową |
Akt fundacyjny, statut i fundusz założycielski: najważniejsze formalności
Fundację tworzą akt fundacyjny, statut i fundusz założycielski. Fundatorem może zostać jedna lub kilka osób fizycznych albo prawnych, bez względu na obywatelstwo. Fundację można ustanowić także w testamencie. W akcie notarialnym fundator powołuje fundację, określa jej cel i przeznaczony na niego majątek, a także może wskazać właściwego ministra sprawującego nadzór. Notariusz nie jest potrzebny, gdy fundację ustanawia się w testamencie.
Fundusz założycielski może obejmować pieniądze, papiery wartościowe, rzeczy ruchome lub nieruchomości; jego wartość powinna odpowiadać planowanym działaniom. Przepisy nie określają ogólnego minimum, jednak fundacja prowadząca działalność gospodarczą musi przeznaczyć na nią co najmniej 1 000 zł. Majątek na cele statutowe powinien być wyższy, dlatego w praktyce fundusz wynosi zwykle co najmniej 2 000 zł. Fundator przekazuje środki po wpisie fundacji do Krajowego Rejestru Sądowego, a koszt aktu notarialnego zależy przede wszystkim od wartości wnoszonego majątku.
Jasny statut i spójne dokumenty ułatwią fundacji start
Statut określa zasady działania fundacji. Powinien jasno wskazywać jej nazwę, siedzibę w Polsce, majątek, cele i zakres działalności, a także skład, sposób powoływania oraz kompetencje zarządu. Zarząd kieruje fundacją i reprezentuje ją na zewnątrz. Statut może też przewidywać radę nadzorczą, komisję rewizyjną lub radę programową. Jeśli fundacja zamierza prowadzić działalność gospodarczą, należy określić jej zakres, najlepiej za pomocą kodów PKD. Działalność ta ma wspierać cele statutowe, a fundacja nie może dzielić dochodu między fundatorów.
Po przygotowaniu aktu, statutu, uchwały o jego przyjęciu, uchwał o wyborze władz i wymaganych oświadczeń zarząd składa elektroniczny wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych. Podpisują go wszyscy członkowie zarządu, na przykład profilem zaufanym. Do wniosku dołącza się dokumenty elektroniczne lub poświadczone skany, a wymagane papierowe oryginały trzeba dostarczyć do sądu w ciągu 3 dni. Opłata wynosi 250 zł bez działalności gospodarczej albo 600 zł przy wpisie do rejestru przedsiębiorców; obejmuje 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Warto zadbać, by akt, statut i wniosek zawierały spójne postanowienia.
Wskazówka: przed podpisaniem aktu fundacyjnego sprawdź, czy cele fundacji, planowany majątek i zakres działalności gospodarczej są ze sobą spójne — rozbieżności między aktem, statutem a wnioskiem mogą opóźnić rejestrację.
Rejestracja fundacji w KRS: dokumenty, opłaty i kolejne kroki
Rejestrację fundacji zacznij od ustalenia jej celu społecznie użytecznego, nazwy, siedziby i funduszu założycielskiego. Fundatorem może zostać jedna lub kilka osób fizycznych albo prawnych, także cudzoziemcy. Następnie sporządź u notariusza akt fundacyjny, w którym określisz cel i majątek przeznaczony na jego realizację. Fundację możesz też ustanowić w testamencie. Prawo nie określa minimalnej wysokości funduszu, jednak jeśli planujesz działalność gospodarczą, przeznacz na nią co najmniej 1 000 zł. Koszt aktu zależy od wartości majątku i taksy notarialnej.
Przygotuj statut, który określi nazwę i siedzibę fundacji, jej cele, majątek, sposoby działania oraz skład i zasady powoływania zarządu, a także sposób reprezentacji. Zarząd jest obowiązkowy, natomiast dodatkowo możesz powołać na przykład radę fundacji lub komisję rewizyjną. Jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, uwzględnij ją w statucie i wskaż jej zakres, najlepiej za pomocą kodów PKD. Przeznaczaj dochód z tej działalności na cele statutowe i nie pozwól, by działalność gospodarcza zdominowała misję fundacji. Dopracuj zapisy przed złożeniem wniosku, ponieważ ich późniejsza zmiana wymaga dodatkowych formalności.
Od elektronicznego wniosku do startu fundacji — o czym pamiętać?
Wniosek złóż przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS); wszyscy członkowie zarządu muszą go podpisać, na przykład profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Dołącz akt fundacyjny, statut, uchwały o przyjęciu statutu i powołaniu władz oraz oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń. Jeśli fundacja będzie prowadzić działalność gospodarczą, zgłoś ją zarówno do rejestru fundacji, jak i do rejestru przedsiębiorców KRS. Opłata wynosi 600 zł, a wpis bez rejestracji przedsiębiorcy — 250 zł. Gdy dołączysz skany dokumentów papierowych, przekaż ich oryginały sądowi w ciągu 3 dni od wysłania wniosku.
Po wpisie do KRS fundacja uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność. Następnie dopilnuj nadania numerów REGON i NIP, zgłoś wymagane dane do urzędu skarbowego, otwórz rachunek bankowy i ustal zasady prowadzenia księgowości. Fundacja prowadząca działalność gospodarczą musi prowadzić pełną księgowość i wypełniać obowiązki sprawozdawcze; ponadto oddzielnie ujmuj działalność gospodarczą i statutową. Przed wysłaniem wniosku sprawdź dokumenty, podpisy i dane w PRS, ponieważ sąd może wezwać do uzupełnienia braków.
Wskazówka: przed złożeniem wniosku sprawdź, czy statut jasno rozdziela działalność gospodarczą od statutowej — ułatwi to późniejsze prowadzenie księgowości i wykazanie, że dochód z biznesu służy realizacji celów fundacji.
Księgowość, podatki i ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej
Fundacja prowadząca działalność gospodarczą musi uwzględnić zasady księgowe, podatkowe i organizacyjne.
- Działalność gospodarcza wspiera cele fundacji. Fundacja może prowadzić ją w zakresie służącym celom społecznie lub gospodarczo użytecznym, ale nie powinna stawiać jej ponad działalnością statutową. Dochód przeznacza się na cele fundacji, a nie dzieli między fundatorów ani członków władz.
- Statut określa zasady działalności. Należy w nim wskazać jej zakres, najlepiej wraz z kodami PKD, przeznaczenie dochodu na cele statutowe oraz możliwość pozyskiwania majątku z działalności gospodarczej. Jeśli statut jej nie przewiduje, przed rozpoczęciem działalności trzeba go zmienić i zgłosić zmianę do KRS.
- Na działalność gospodarczą trzeba przeznaczyć odrębny majątek. Minimalna kwota wynosi 1 000 zł. Przyjmuje się też, że co najmniej tyle samo należy przeznaczyć na cele statutowe, dlatego fundusz założycielski powinien wynosić co najmniej 2 000 zł.
- Wpis do rejestru przedsiębiorców nakłada obowiązki. Po wpisie do odpowiedniego rejestru KRS fundacja staje się przedsiębiorcą. Musi przestrzegać statutu, składać wymagane sprawozdania i ponosić koszty formalne, nawet jeśli nie osiąga zysku.
- Nie należy łączyć dwóch rodzajów działalności w tym samym zakresie. Tej samej usługi, na przykład szkolenia, nie powinno się raz rozliczać jako odpłatnej działalności pożytku publicznego, a innym razem jako działalności gospodarczej. Rozróżnienie może wpływać m.in. na możliwość ubiegania się o dotacje na zadania publiczne. Ponadto wolontariusze nie mogą wykonywać działalności gospodarczej.
- Fundacja co do zasady prowadzi pełną księgowość. Księgi rachunkowe obejmują dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz ewidencję aktywów i pasywów. Fundacja ujmuje w nich operacje gospodarcze, rozlicza dokumenty sprzedażowe i kosztowe, a także sporządza sprawozdanie finansowe.
- Niektóre dochody mogą korzystać z preferencji podatkowych. Fundacja może płacić CIT, a w zależności od rodzaju i skali sprzedaży również VAT. Dochód przeznaczony na cele statutowe może być zwolniony z CIT, jeśli fundacja spełnia ustawowe warunki. Sprzedaż osobom fizycznym może też wymagać ewidencji na kasie fiskalnej.
- Uproszczona ewidencja wymaga spełnienia warunków. Możliwość jej stosowania zależy od statusu organizacji i wymogów ustawowych, w tym limitu przychodów. Wskazywany w materiałach limit to 100 000 zł za poprzedni rok. Wybór tej ewidencji należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego w wymaganym terminie.
- Majątek fundacji nie służy budowaniu prywatnego majątku. Należy do osoby prawnej, a nie do fundatora, więc nie można wypłacić go jako dywidendy. Co do zasady majątek nie podlega dziedziczeniu, a przy likwidacji przeznacza się go zgodnie ze statutem i przepisami, zwykle na cele zbliżone do misji fundacji.
- Wynagrodzenie i składki zależą od podstawy współpracy. Fundacja może wynagradzać pełnienie funkcji lub pracę na podstawie odpowiednich umów, jeśli pozwalają na to statut i uchwały. Samo powołanie do zarządu nie zawsze oznacza obowiązek opłacania składek ZUS. Ponieważ skutki zależą od tytułu prawnego i aktualnych przepisów, przed ustaleniem wynagrodzenia warto je sprawdzić.
Źródła:
- https://www.niepoddawajsie.pl/jak-zalozyc-fundacje-z-dzialalnoscia-gospodarcza/
- https://fundacjarc.org.pl/baza-wiedzy/czym-sie-roznia-fundacje-prowadzace-dzialalnosc-gospodarcza-od-nieprowadzacych-dzialalnosci-gospodarczej/
- https://przedsiebiorstwospoleczne.pl/fundacja-zamiast-firmy-czy-to-ma-sens/
- https://poradnik.ngo.pl/rejestracja-fundacji-formularze-dokumenty
- https://inewi.pl/blog/jak-zalozyc-fundacje-i-ile-to-kosztuje
- https://pasternaklegal.pl/jak-zalozyc-fundacje/
- https://fundacjarc.org.pl/baza-wiedzy/jak-zalozyc-fundacje/
