Czy fundator może zarabiać w fundacji? Zasady wypłaty wynagrodzenia

Czy fundator może otrzymywać wynagrodzenie z fundacji?

Fundator może zarabiać za pracę na rzecz fundacji, jeśli odpowiednio określi zasady wynagradzania, reprezentacji i rozliczeń.

• Odróżnij wynagrodzenie od wypłaty majątku. Fundacja może płacić fundatorowi za wykonaną pracę lub usługi, ale nie może służyć mu jako źródło prywatnego dochodu ani wypłacać mu udziału w zysku. Dochody przeznaczaj na cele statutowe.
• Sprawdź statut i określ rolę. Opisz w statucie zasady działania organów, możliwość wynagradzania ich członków oraz reprezentację fundacji przy zawieraniu z nimi umów. Fundator może zasiadać w zarządzie, także jako prezes, i wykonywać odpłatną pracę.
• Dobierz formę do obowiązków. Umowa o pracę sprawdzi się przy stałych obowiązkach wykonywanych w warunkach stosunku pracy. Przy konkretnym zadaniu lub rezultacie rozważ umowę zlecenia albo o dzieło. Możesz też przyznać wynagrodzenie członkowi zarządu uchwałą, jeśli statut na to pozwala. B2B wybierz tylko przy rzeczywistej współpracy z przedsiębiorcą.
• Nie podpisuj umowy sam ze sobą. Członek zarządu nie powinien zawierać umowy z samym sobą w imieniu fundacji. Ustal w statucie, że fundację reprezentuje np. rada fundacji, inny uprawniony członek zarządu lub należycie umocowany pełnomocnik. Jednoosobowy zarząd bez dodatkowych zasad reprezentacji może utrudnić zawarcie umowy z prezesem.
• Ustal rozsądną stawkę i ją udokumentuj. Dopasuj wynagrodzenie do obowiązków, kwalifikacji, skali działań i możliwości finansowych fundacji. Opisz zadania, wskaż podstawę wypłaty i zgromadź uchwałę lub umowę oraz dowody wykonania pracy. Nieuzasadnione lub rażąco wysokie stawki mogą zaniepokoić grantodawców i instytucje kontrolujące.
• Rozlicz podatki i składki. Obowiązki PIT i ZUS zależą od formy wynagrodzenia, a fundacja może odpowiadać za pobranie zaliczek i terminowe rozliczenia jako płatnik. Przy wynagrodzeniu przyznanym uchwałą uwzględnij zaliczkę na PIT i składkę zdrowotną; składki społeczne rozlicza się inaczej niż przy umowie o pracę. Ustal szczegóły z księgowością.
• Uwzględnij limity i szczególne ryzyka. Przy odpłatnej działalności pożytku publicznego sprawdź ustawowy limit przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Jego przekroczenie może oznaczać, że działalność staje się gospodarcza. Fundacja rodzinna podlega odrębnym zasadom podatkowym: wynagrodzenie fundatora za zarządzanie i kontrolę może zostać uznane za ukryty zysk, dlatego wymaga osobnej analizy.
• Zachowaj przejrzystość. Wykazuj wynagrodzenia w wymaganych sprawozdaniach, a darczyńcom i grantodawcom wyjaśniaj zasady ich ustalania oraz związek z misją fundacji. Przejrzyste reguły i racjonalne wydatki budują zaufanie.

Wybór formy wynagrodzenia w fundacji zależy od rodzaju pracy, zapisów statutu, zasad reprezentacji, kosztów oraz obowiązków podatkowych.

• Umowa o pracę — stabilność i prawa pracownicze. Sprawdza się przy stałych obowiązkach, takich jak kierowanie biurem czy koordynowanie działań. Zapewnia m.in. urlop i ochronę pracowniczą, ale oznacza pełne składki ZUS i PIT oraz stały koszt, który trudno pokrywać z finansowania projektowego. Fundacja może zatrudniać pracowników także bez działalności gospodarczej.
• Umowa zlecenie lub o dzieło — elastyczność przy konkretnych zadaniach. Zlecenie pasuje do pracy projektowej, a umowa o dzieło — do osiągnięcia konkretnego, sprawdzalnego rezultatu. Umowy cywilnoprawne nie zapewniają praw pracowniczych, a zasady opłacania składek zależą od rodzaju umowy i sytuacji wykonawcy. Dlatego warto jasno opisać obowiązki i nie powielać bez uzasadnienia zadań związanych z funkcją w zarządzie.
• Uchwała — wynagrodzenie za pełnienie funkcji w zarządzie. To prostsza formalnie alternatywa dla umowy, jeśli statut ją dopuszcza, a właściwy organ określi podstawę i wysokość wypłaty. Co do zasady fundacja pobiera od takiego wynagrodzenia PIT i składkę zdrowotną, ale nie składki społeczne. Stawka powinna odpowiadać obowiązkom oraz możliwościom fundacji.
• Umowa z członkiem zarządu wymaga właściwej reprezentacji. Członek zarządu nie powinien podpisywać umowy sam ze sobą ani sam ustalać własnego wynagrodzenia. Warto więc zapisać w statucie, że umowę podpisuje np. rada fundacji, pełnomocnik lub inna uprawniona osoba. Przy jednoosobowym zarządzie brak takiego rozwiązania może uniemożliwić zawarcie umowy z prezesem.
• B2B, honoraria i zwrot kosztów — rozwiązania do szczególnych współprac. W modelu B2B wykonawca prowadzący działalność wystawia fakturę i sam rozlicza składki oraz podatki, jednak współpraca nie może w praktyce przypominać stosunku pracy. Honorarium można wypłacić np. za prowadzenie wydarzenia, a zwrócić — udokumentowane koszty dojazdu, noclegu czy wyżywienia. Zwrot wydatków nie stanowi wynagrodzenia.
• Ustal wynagrodzenie w sposób uzasadniony i przejrzysty. Fundacja może wynagradzać zarząd, choć nie ma takiego obowiązku. Fundator również może otrzymać zapłatę za rzeczywistą pracę na rzecz fundacji. Świadczenie powinno odpowiadać zakresowi odpowiedzialności, skali działań, budżetowi i stawkom rynkowym. Sam status fundatora nie uprawnia do dywidendy ani przekazania majątku fundacji.
• Uwzględnij rozliczenia i sprawozdawczość. Fundacja musi prawidłowo rozliczać podatki i składki właściwe dla wybranej formy oraz dokumentować wypłaty. Wynagrodzenia członków zarządu i innych organów wykazuje w wymaganych sprawozdaniach, a organizacje pożytku publicznego realizują dodatkowe obowiązki informacyjne. Przejrzyste zasady wspierają zaufanie darczyńców i grantodawców.

Poniższa lista wyjaśnia, jak zawrzeć umowę między fundacją a fundatorem lub członkiem zarządu, prawidłowo ustalić reprezentację, ograniczyć konflikt interesów i przejrzyście rozliczyć wynagrodzenie.

1. Sprawdź, z jakiej roli wynika umowa. Fundator może otrzymywać wynagrodzenie za rzeczywistą pracę w fundacji, np. jako członek zarządu, pracownik lub wykonawca konkretnego zadania. Sam status fundatora nie uprawnia go do wypłat z majątku fundacji ani udziału w jej zysku.
2. Ustal, kto podpisze umowę. Fundator zasiadający w zarządzie nie powinien podpisywać umowy jednocześnie za fundację i za siebie. Dlatego jednoosobowy zarząd nie może zawrzeć umowy z własnym prezesem. Statut powinien wskazywać, kto reprezentuje fundację w takiej sytuacji, np. rada fundacji lub odpowiednio umocowany pełnomocnik.
3. Zapewnij niezależną reprezentację. Przy jednoosobowym zarządzie powołaj organ kontroli lub przewidź pełnomocnika do umów z członkami zarządu. Możesz też utworzyć zarząd kilkuosobowy i określić w statucie, kto reprezentuje fundację przy zawieraniu umowy z jego członkiem. Samo powołanie kilku osób nie wystarczy — statut musi określać odpowiednie zasady reprezentacji.
4. Oddziel obowiązki zarządcze od dodatkowej pracy. Jeśli umowa dotyczy np. prowadzenia szkoleń lub koordynowania projektu, określ konkretne zadania i rezultaty, które wykraczają poza zwykłe obowiązki członka zarządu. Dobierz formę do pracy: etat przy stałych obowiązkach, zlecenie przy świadczeniu usług, a umowę o dzieło — wyłącznie dla oznaczonego rezultatu.
5. Przed podpisaniem ustal wynagrodzenie i jego podstawę. Sprawdź statut i wybierz właściwy tryb: umowę albo, jeśli statut na to pozwala, uchwałę uprawnionego organu. Dopasuj wynagrodzenie do zakresu pracy, skali działań fundacji, jej budżetu i stawek rynkowych. Rażąco wysokie lub nieuzasadnione wypłaty mogą wzbudzić zastrzeżenia grantodawców i organów kontrolnych.
6. Udokumentuj decyzję i wyłącz zainteresowaną osobę z jej podejmowania. Zachowaj umowę, uchwałę lub inne dokumenty, które określają podstawę wypłaty, zakres zadań i sposób ustalenia stawki. Osoba, której dotyczy decyzja, nie powinna samodzielnie ustalać własnego wynagrodzenia. Warunki powinien ocenić i zatwierdzić niezależny organ, zgodnie ze statutem.
7. Rozlicz wypłatę i ujawnij ją zgodnie z obowiązkami fundacji. Forma wynagrodzenia wpływa na PIT i składki: etat wiąże się z właściwymi składkami, a wynagrodzenie przyznane uchwałą podlega odrębnym zasadom podatkowym i ubezpieczeniowym. Terminowo rozlicz należności i uwzględnij wymagane informacje o wynagrodzeniach w sprawozdaniach. Przejrzyste zasady pomagają budować zaufanie darczyńców i grantodawców.